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本当にあった話
〜「ビジストNEWS」連載〜
「ビジストNEWS」2007年12月号掲載
採用時の提出書類(4)
今月は、
「身元保証書」
についてみてみましょう。皆さんの会社では、身元保証書をとっていますか？ 誓約書はもらっているけど、身元保証書まではな〜という声も聞こえてきそうですが･･･。
身元保証書とは、その名の通り社員の身元を保証してもらう書類です。
なぜこの書類を取ることにしているのかは、社員が実害を会社に及ぼした場合に、連帯して責任を取ってもらう先を確保するということもありますが、それよりも、社員に間違いを起こしたら保証人にも迷惑がかかるから気をつけるようにという抑止力的な効果のほうが主な理由でしょう。ただこの誓約書
*有効期間の定めをすれば最長5年、そうでなければ3年
*期限切れの場合再度提出し直してもらう必要がある
*社員に問題行動があったら保証人に知らせておく必要がある
など、書面を活かそうと思うと運用のほうもなかなか面倒です。
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★今月のツボ★
身元保証書は社員に対する不実行為抑止力効果程度。運用もしっかりすることが書類を活かすカギ！
「ビジストNEWS」2007年11月号掲載
採用時の提出書類(3)
今月は、
「誓約書」
についてみてみましょう。皆さんの会社では、誓約書をとっていますか？ 中小企業の弱点は書面をもらわない。口頭ですます。面倒がって、きちんと書面をもらっていないことです。
入社時は、従業員さんもこれから働く会社ですから、会社の指示どおりに書類を提出してくれます。誓約書をきちんと取りましょう！
誓約書には、どういう項目を書いたらいいのか？
○就業規則、諸規定の遵守 ○情報漏洩、営業機密事項の遵守 ○損害賠償の責務
などが一般的なものです。弊社ではさらにつっこんだものを使うようにご指導させてもらっています。例えば、
＊ 情報漏洩については、「在職後」の記載も含める
＊ 退職時には、記録媒体などすべての情報を返却すること
＊ 配置転換、勤務地の移動、職務替えの同意
＊ 退職後の競業行為の禁止
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★今月のツボ★
入社時が肝心！もらうものはきちんともらおう。提出しない人は要注意人物だ！
「ビジストNEWS」2007年10月号掲載
採用時の提出書類(2)
第○条 （採用時の提出書類）
従業員に採用された者は、次の書類を採用日から○週間以内に提出しなければならない。
(1) 履歴書
(2) 職務経歴書
(3) 健康診断書（1ヶ月以内に受診したもの）
採用時に「健康診断書」を提出してもらう会社もあります。なんで健康診断書が必要なの？と思われた方もいらっしゃるでしょう。
実は、会社は「社員の採用時に健康診断を受けさせる」必要があるのです。しかし、すぐ辞めてしまうかもしれない社員に健康診断を受けさせるのもな〜という会社の気持ちも分かります。そこで健康診断を自分で受けてきてもらう、という方法がコレ！なのです。
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★今月のツボ★
社員採用時には健康診断が必要！事前に受けたものを提出してもらうのもひとつの手！
「ビジストNEWS」2007年9月号掲載
採用時の提出書類
第○条 （採用時の提出書類）
従業員に採用された者は、次の書類を採用日から○週間以内に提出しなければならない。
(1) 履歴書
(2) 住民票
(3) 年金手帳、雇用保険被保険者証
(4) 誓約書、身元保証書
(5) 給与所得の扶養控除申告書
先日黄ばんだ紙ファイルに綴じられた「就業規則」を見せて頂いたら今だに「住民票」を提出させる内容になっていた。入社後、画一的に戸籍謄本や住民票の写しを提出させるのは、好ましくないと行政も指導しています。住所、氏名、生年月日、扶養親族の有無などは、
「住民票記載事項証明書」
により確認しましょう。
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★今月のツボ★
×「住民票」⇒ ◎「住民票記載事項証明書」に
「ビジストNEWS」2007年8月号掲載
さて実際、運用は？
就業規則の内容を読んでいくと、こんな表現をよく目にします。
○○○届を提出すること○○について会社(上司)に申し出ること
さて、会社では社員からの申請をどのように受け付けていますか？
就業規則は、社員が気持ちよく働けるよう、また会社がスムーズに手続きできるよう色々なルールを決めてあります。こんなときにはこんな届出をしてね、こんなときには忘れず申し出てね、ということが決められています。
ところが、せっかく決めてあるにも関わらず、実は届出用の書類が会社にないとか、会社に連絡してもらっても何の記録も残していない、ということになると、いったい何のための就業規則だったのか･･･と、それこそ「絵に書いた餅」になってしまいます。
就業規則は作成してから実際に運用することがとても大切なもの、就業規則と共に手続きに必要なモノも整えることがカギですよ！
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★今月のツボ★
就業規則は運用がカギ！必要な備品も整備を！
「ビジストNEWS」2007年7月号掲載
意見聴取、同意はいらないけれど
前回、就業規則は「周知」が大切だとお伝えしました。就業規則の法的効力には周知が必要。そして10名以上の会社は、労働基準監督署への届出と過半数で組織する労働組合もしくは従業員の過半数を代表する者からの
意見聴取
（労基法第90条）が必要です。
法律上、労働者の
同意を得る
、協議をするというようなことまでは要求されていません。だから、意見書に「この規則を認めない」と書かれていても、(1)就業規則 (2)届出書 (3)意見書の３点セットを監督署へ持っていけば受理されるのです。又どうしても意見書を書いてくれない場合、会社が意見を聞いたことが客観的に証明される限り意見書が添付できなくても、届出行為は有効になります。しかし、そのような労働者と対立した状態で、就業規則を作ったところでメリットがあるとも思えませんよね。働くルールの明確化により、無用なトラブル発生をなくし、社員さんには業務に集中し、業績向上より良い会社作りに意識を集中してもらうことが重要で大切なことだと思います。
就業規則作成後の「社員説明会」オススメですよ。
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★今月のツボ★
就業規則の意見書の本来の意味を考えよう
「ビジストNEWS」2007年6月号掲載
知ってこそのもの！
「就業規則を作ったら、社員から権利の主張をされることになる！」
と、今でも思っている社長さんの中には、就業規則は作るけど、とにかく社員の目につかないところに隠しとこ！なんて密かに考えてやしませんか？
ダメダメ！就業規則は会社のルール、社員の皆さんに知ってもらってこそ意味があるのですよ！ 実際に労働基準法第106条にも、そのことがきちんと規定されています。
「使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、(略)を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない。」
そこで就業規則にも周知させることを明記しておきます。そして同時に会社も周知義務を徹底するから、社員は就業規則を知らなかったから･･･という言い逃れをしてはダメですよ！と規定するのです。
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★今月のツボ★
就業規則はちゃんと周知！「知らない」で言い逃れは×に！
「ビジストNEWS」2007年5月号掲載
適用範囲を知る！
自社の就業規則をご覧下さい。まず表紙をめくると、たいていは
第1章 総則 となっていますよね。その中の（適用範囲）という条文があると思うので、みて下さい。
第○条(適用範囲)
この規則は、第○章で定める手続きにより採用された従業員に適用する。ただし、パートタイム等の就業に関し必要な事項については、別に定めるところによる。
となっていませんか？ 行政の配布しているモデル就業規則にはこのように書いてあります。
さて、あなたの会社はパートさんの就業規則を別途作っていますか？ パートさんと個別に雇用契約を結んでいますか？
無い会社が多いのも事実です。無かったらどうなるのでしょう。
別に定めるものがなければ、社員用に作った就業規則の内容がそのままパートさんにも適用されます。
退職金も、福利厚生も、特別休暇から、慶弔金まで・・・
請求されたら、支払い義務があるのですよ。
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★今月のツボ★
自社の就業規則の適用範囲をもう一度確認しましょう！
「ビジストNEWS」2007年4月号掲載
就業規則は必須だ！
以前は、よくこんな声を耳にしたものです。
「就業規則を作ったら、それに縛られて大変なことになるって○○○さんに言われたんです。」
･･･いったいどんな方がこんなアドバイスをするんだろうって思っていました。その人はきっと、就業規則が会社を守るツールになるってことを全然知らなかったんでしょうね！
そもそも、就業規則を作らなくたって、会社は労働基準法をはじめとする色々な法律で縛られています。逆に法律で縛られていない部分を就業規則で規定することによって、会社にとって助かることがある。そこが重要なポイントなんですから･･･。
さて、法律で縛られている、という観点で言うと、就業規則を作成して届出しないことに罰則が規定されているのをご存知ですか？
罰金30万円以下！
常時10人以上 (社員だけじゃなくてパートさんなども含めて！) を使用する会社は、就業規則を作成して役所に届出る必要があります。変更したときも同様ですよ！
「ビジストNEWS」2007年3月号掲載
就業規則は必要か？
自立型の人間の集まりで率先して働き好成績をあげる人ばかりの会社なら「就業規則」はいらないかもしれないが、残念ながら実際そのような会社を見たことはありません。人が集まれば何らかのルールが必要になります。会社が就業規則を作らなくても労働基準法等の遵守義務はある。法律で決まっていない服務規律など『会社独自のルール』を文章化するのも就業規則の大切な役目です。国は今検討中の労働契約法の法案では、就業規則の変更により各人の労働条件の変更が可能になるなど労働契約としての法的効力をもたせようとしています。益々就業規則の重みが増すかも。経営環境の変化に即対応できるためにも就業規則を作り、会社の現状に合せて随時修正しておくことが重要なポイントとなります。
次回からこのコーナーで就業規則作成の具体的なポイント「ツボ」をお伝えしていきます。
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